Czas to pieniądz. Każdy przedsiębiorca doskonale rozumie, że powinien koncentrować się głównie na podstawowym profilu działalności swojego biznesu. Pozostałe zadania, szczególnie te administracyjno-księgowe, stają się niekiedy przykrym obowiązkiem. Wielkim krokiem w kierunku maksymalnej oszczędności czasu i nakładu pracy jest zmiana papierowego obiegu dokumentacji wewnątrz i na zewnątrz firmy i przejście na system elektronicznego obiegu dokumentów.
Czas to pieniądz. Każdy przedsiębiorca doskonale rozumie, że powinien koncentrować się głównie na podstawowym profilu działalności swojego biznesu. Pozostałe zadania, szczególnie te administracyjno-księgowe, stają się niekiedy przykrym obowiązkiem. Wielkim krokiem w kierunku maksymalnej oszczędności czasu i nakładu pracy jest zmiana papierowego obiegu dokumentacji wewnątrz i na zewnątrz firmy i przejście na system elektronicznego obiegu dokumentów.
Elektroniczny obieg dokumentów – zalety
Wdrożenie w przedsiębiorstwie elektronicznego systemu dokumentów przynosi wymierne korzyści zarówno w sferze oszczędności czasu jak i pieniędzy, nie mówiąc już o (prawdopodobnie) pobocznym dla firmy aspekcie, jakim jest ochrona środowiska. Ale nie tylko, cyfrowy obieg dokumentów radykalnie zmienia funkcjonowanie firmy, jego narzędzia stwarzają przedsiębiorcy zupełnie nowe możliwości zarządzania firmą i przekształcenia jej w nowoczesne, oparte na procedurach i schematach przedsiębiorstwo. Dokumentacja elektroniczna zapewnia:
- zwiększenie efektywności poprzez ograniczenie pracy manualnej niezbędnej przy obiegu faktur,
- ograniczenie błędów w księgowaniu dzięki logarytmom weryfikującym błędy,
- zwiększenie dostępności danych przechowywanych w repozytorium systemu,
- zwiększenie kontroli nad systemem poprzez mechanizmy monitorujące,
- wymierne skrócenie czasu pomiędzy poszczególnymi etapami dekretowania i księgowania dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i przy współpracy z biurem rachunkowym,
- śledzenie historii obiegu dokumentów w systemie (ważne dla ochrony danych),
- ograniczanie dostępu do systemu osób niepowołanych,
- obniżenie kosztów administracyjno-księgowych.
Outsourcing dla firm
Elektroniczny obieg danych przyczynił się do przekształcenia rynku usług księgowych. Outsourcing dla firm dostępny wcześniej przede wszystkim dla małych podmiotów, stał się pożądaną usługą nawet dla dużych przedsiębiorstw i wymagających klientów. Ich oczekiwania nie dotyczą bowiem wyłącznie obsługi dokumentacji firmowej. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala znacznie usprawnić wymianę plików pomiędzy podmiotami i dostarcza narzędzi, które ułatwiają sprawne zarządzanie i archiwizowanie potrzebnych plików.
Księgowość dla firm wykorzystująca elektroniczny obieg dokumentów pozwala osobom upoważnionym na zdalny dostęp do zasobu danych firmy przez 24 godziny na dobę. Umożliwia błyskawiczne raportowanie i przetwarzanie danych na życzenie klienta.
Księgowość dla firm
Księgowość outsourcingowa oparta na systemach IT stworzyła jeszcze jedną możliwość – self service. Klient korzysta z dostępu do swoich danych i samodzielnie może generować typowe dokumenty, tj. choćby wnioski urlopowe, raporty on-line, może zatwierdzać w ten sposób przygotowane sprawozdania czy rozliczenia.
Elektroniczny obieg dokumentów to synonim nowoczesnej księgowości. Warto jednak pamiętać, że może stanowić tylko część całościowego systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Jego kompatybilność z innym systemami z dziedziny ERP umożliwia utrzymanie pełnej kontroli nad każdym aspektem działalności firmy. Daje bieżący wgląd we wszystkie znaczące dla firmy wskaźniki.
