Dlaczego warto korzystać z faktur elektronicznych?

Coraz więcej polskich firm wybiera faktury elektroniczne. Dlaczego warto zacząć z nich korzystać?

Faktura nie musi mieć postaci papierowego dokumentu – obecnie można skorzystać z alternatywnego rozwiązania, jakim jest faktura elektroniczna. Czym dokładnie są faktury elektroniczne? Jakie są zalety korzystania z faktur tego rodzaju? Jak wdrożyć je w firmie?

Faktura elektroniczna – co to jest?

Fakturami elektronicznymi, czyli e-fakturami nazywa się dokumenty elektroniczne posiadające cechy faktury. Faktura elektroniczna może być używana tak samo jak faktura tradycyjna.

Obecnie e-faktury używane są przez wiele firm na świecie, w tym także w Polsce. Jakie są główne korzyści wynikające z przejścia na tego rodzaju dokumenty elektroniczne?

Zalety faktur elektronicznych:

  • oszczędność pieniędzy – firma może zmniejszyć koszty związane z zakupem papieru i wydrukami, wysyłką faktur papierowych i ich przechowywaniem,
  • łatwe archiwizowanie – e-faktury można przechowywać w archiwach na dyskach twardych lub w chmurze, co usprawnia także wyszukiwanie odpowiednich dokumentów,
  • oszczędność czasu – czynności związane z obsługą faktur elektronicznych zajmują mniej czasu niż w przypadku faktur papierowych,
  • bezpieczeństwo – e-faktura jest lepiej chroniona od faktury papierowej, na przykład przed zagubieniem, zniszczeniem,
  • szybkość – faktura elektroniczna może być dostarczona do odbiorcy on-line niemalże od razu
  • mniejsze obciążenie dla środowiska naturalnego – mniejsze zużycie papieru i drukarek powoduje, że e-faktury są ekologiczną alternatywą dla dokumentów papierowych.

W związku z powyższymi zaletami coraz więcej firm decyduje się na przejście na faktury elektroniczne.

Jak wystawić fakturę elektroniczną?

Wystawienie faktury elektronicznej jest naprawdę bardzo łatwe i można zrobić to na każdym komputerze. Faktura elektroniczna może być wystawiona z wykorzystaniem oprogramowania komputerowego. Aktualnie dużym zainteresowaniem cieszą się programy dostępne on-line, które pozwalają na dostęp na dowolnym komputerze przez internet.

W e-fakturze znajdują się takie same dane jak w fakturze papierowej, przy czym faktura elektroniczna nie musi być opatrzona podpisami elektronicznymi sprzedawcy i nabywcy. Aby zwiększyć jej autentyczność, można jednak wykorzystać specjalne systemy walidacji bazujące na EDI (elektronicznej wymianie danych), które oferuje edison.pl.

Nie oznacza to jednak, że faktura elektroniczna nie musi spełniać żadnych wymogów. Przepisy wskazują dokładnie, jakie warunki musi spełnić e-faktura, aby mogła stać się podstawą rozliczenia podatku.

Faktura elektroniczna musi spełnić następujące wymagania:

  • autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność,
  • odpowiednie oznaczenie w celu łatwego znalezienia w archiwum,
  • natychmiastowa dostępność dla organów podatkowych lub kontroli skarbowej.

W przepisach nie znalazło się jednak dotychczas żadne wskazanie, w jakim formacie ma być wystawiona faktura elektroniczna. Aktualnie najczęściej stosuje się dwa formaty – PDF oraz XML, przy tym XML pozwala na pełne wykorzystanie zalet e-faktury.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

Przechowywanie faktur elektronicznych jest dużo prostsze niż faktur w tradycyjnej formie. 

Najbezpieczniejszym i najwygodniejszym sposobem przechowywania e-faktur jest dysk w chmurze . Wówczas dokumenty umieszczane są na zewnętrznym serwerze, który jest odpowiednio zabezpieczony przed awariami, a przy tym pozwala na bezzwłoczny dostęp do zebranych na nim plików. Użytkownik może korzystać z faktur z dowolnego komputera, dlatego są one chronione także wtedy, gdy dojdzie do awarii komputera firmowego.

[Głosów:1    Średnia:5/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here