Zgodnie z ustawą o rachunkowości, podmioty gospodarcze muszą w odpowiedni sposób gromadzić różnego rodzaju dokumenty firmowe. Tyczy się to także księgowości. Wszystko to sprawia, że warto poznać najważniejsze regulacje związane z tym obowiązkiem.
Jakie dokumenty wskazuje ustawa o rachunkowości?
Wszelkie zasady związane z operowaniem na tego typu informacjach, a także sposobem ich archiwizowania, powinny zostać opisane w tak zwanej polityce rachunkowości, którą przyjmuje każde przedsiębiorstwo. Co równie istotne, osobą odpowiedzialną za jej przygotowanie oraz właściwą realizację jest kierownik jednostki. To on powinien zadbać o to, aby działalność firmy w tym zakresie była zgodna z obowiązującymi przepisami. W przeciwnym wypadku mogą zostać nałożone poważne kary.
Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej dotyczy wielu pozycji, spośród których wymienić należy przede wszystkim księgi przychodów i rozchodów, rejestry VAT, dowody księgowe czy też różnego rodzaju dokumenty inwentaryzacyjne. Warto w tym miejscu podkreślić, że ustawa określa nie tylko sposób przechowywania wszelkich dokumentów, ale również czas, którym muszą pozostać nienaruszone. Każda firma powinna zapoznać się z tymi zasadami, ponieważ czas zależny jest od typu dokumentów.
W przypadku sprawozdań finansowych, ksiąg rachunkowych, kart wynagrodzeń oraz dokumentów inwentaryzacyjnych ustawodawca przewidział okres 5 lat, w trakcie którego muszą być w odpowiedni sposób przechowywane. Jeśli zaś chodzi o dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji, czas ten wynosi tylko rok. Poznanie dokładnych wytycznych i zasad pozwoli lepiej wypełnić obowiązek, jaki ciąży na firmie.
W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?
Wiemy już, które dokładnie dokumenty wymagają archiwizacji i na jak długo. Teraz warto zająć się sposobem ich gromadzenia. Ustawodawca w tym względzie skupia się przede wszystkim na odpowiednim ich zabezpieczeniu, tak aby nie mogły zostać wykradzione. Z tego też powodu, przedsiębiorcy muszą wyznaczyć odpowiednie miejsce do przechowywania, o którym zostanie poinformowany urząd skarbowy.
Warto przy tym wspomnieć, że istnieje również archiwizacja faktur w formie elektronicznej. Dotyczy to również innych dokumentów księgowych, ujętych w ustawie. Tu także istotne są odpowiednie zabezpieczenia. Przede wszystkim przed dokonywaniem zmian w treści dokumentów, ich rozpowszechniania przez osoby do tego nieupoważnione, a także ich uszkodzeniem bądź całkowitym zniszczeniem.
W przypadku informacji księgowych należy pamiętać również o RODO. Ochrona danych osobowych jest obecnie niezwykle ważna, dlatego firmy, które nie przestrzegają podstawowych zasad muszą liczyć się z wysokimi karami. Warto więc zdecydować się na odpowiedni, nowoczesny system informatyczny, jak również wszelkie niezbędne zabezpieczenia, które pozwolą uniknąć wielu groźnych sytuacji, mogących prowadzić do kradzieży dokumentów lub wykorzystania wszelkiego rodzaju danych osobowych i wrażliwych.
